Електронний документ та його реквізити. Довірчі послуги.

Текст відео:

В цьому відео ми будемо говорити про електронний документ - що це за об'єкт, як з ним працювати і створювати. В 2003 році парламентом України був прийнятий Закон про електронні документи та електронний документообіг, який заклав фундамент роботи з електронними документами. Цей закон визначив що електронний документ має обов'язкові реквізити, і один з цих реквізитів є електронно-цифровий підпис, який після реформи електронних довірчих послуг зараз називається кваліфікований електронний підпис.

Відповідно лише у 2018 році був прийнятий наказ Агентства з електронного урядування номер 160, зареєстрований в Міністерстві юстиції України, який визначив технічні вимоги до формату електронного документу, і він об'єднав фактичного дві сфери: це сферу архівного діловодства та сферу електронних довірчих послуг в частині електронного підпису і електронної печатки. Оскільки електронний підпис, електронна печатка є обов'язковими реквізитами електронного документу і гарантують його цілісність і неспростовність важливо розуміти як працює цей механізм, і як Ви можете накласти електронно-цифровий підпис на сам документ. Тому важливою складовою також є розуміння функцій, які з собою несе підпис, оскільки в паперовому діловодстві гарантування цілісності даних, які Ви підписуєте, фактично гарантує фізичну цілісність аркушу А4. Тобто, поставивши підпис на паперовому документі, є певні домовленості між сторонами, що сторони не вносять додаткових змін в написаний текст власноруч або додруковуючи до паперового документу якийсь текст.

В електронному вигляді електронний цифровий підпис, кваліфікований електронний підпис, гарантує цілісність документу, тобто після того як будь-яка зі сторін підписала документ кваліфікованим електронним підписом неможливо внести жодні зміни в документ - таким чином Ви не можете дописувати чи змінювати трактувати жодну літеру в документі. І ми також маємо величезну кількість інших додаткових переваг в роботі з електронними документами і основний - це дематеріалізація електронного документу - тобто Ви можете обмінюватися ним на такому ж рівні довіри, який зараз існує для паперового докумену, але для цього щоб всі сторони електронного документообігу приймали ці електронні документи як юридично значущі і могли обмінюватись ними всі сторони мають використовувати стандартні формати електронного документу.

Як раз наказ 60 Національного агентства з електронного урядування встановив вимоги до електронного документу, як об'єкту, як архіву zip. Тобто цей архів базується на європейському стандарті ASiC, і фактично це є звичайний zip-архів, в якому зберігається Ваш документ або документ - це теж важливо знати, що підпис може підписувати декілька електронних документів. Тобто Ви можете не накладати один підпис на кожний документ, як зараз ми в паперовому вигляді підписуємо кожну сторінку паперового договору. Ви можете надіслати лист з додатками, всі ці файли, хай їх буде навіть сотня, помістити на підпис, і одним підписом Ви підпишете всі 100 документів, і зміну хоча б однієї літери в будь-якому з цих документів буде видно при переврці електронного цифрового підпису - таким чином ці документи будуть вважатися як не підписані.

Оскільки цілісність докумену було порушено, і це встановить електронний підпис. Але також важливо розуміти відмінності електронного документу від паперового документу. В цілому поточна реформа електронного діловодства, яку активно проводить Державний архів, вона спрямована на те щоб електронні документи і паперові документи оброблялися абсолютно ідентично: тобто така ж процедура створення документу, ті ж обов'язкові атрибути документу як адресат, підписант, зміст документу, печатки, реєстраційний номер, тощо будуть присутні обов'язково і для паперового, і для електронного документів. Але важливо розуміти оскільки електронний документ немає матеріального носія, і всі звички які існують з паперовим документом трішки видозмінюються в електронному світі, і ключовим із них є те що Ви фактично очими не зможете, як правило, бачити електронно-цифровий підпис чи печатку, Вам для цього треба буде використовувати спеціалізоване програмне забезпечення для того щоб впевнитись, що підпис або підписи правильні, коректна назва - валідовані, тобто мають пройдені всі перевірки відповідного підпису, але також в цілому робота з електронним документом нічим не відрізняється в діловодстві від паперового.

На слайді як раз продемонстровано, що в паперовому документі ми маємо різні формати документу: в плані А4, А5, також по форматам в складі документів. Тобто у нас може бути один лист з додатками, в нас може бути договір, акт, інші типи документів, і також ми, оскільки це фізичний документ, ми оперуємо з фізичним носіями формату А4 і обмінюємося фізичними носіями як то поштою, конвертами, реєстрованою поштою. І реквізити - тобто процедура створення передбачає використання фізичних носіїв.

Коли ми переходимо до електронного документу в нас змінюються формати документу, тому що в паперовому світі це - паперовий А4, в електронному світі - це PDF, але важливо розуміти що архівна служба має забезпечити довгострокове, або навіть довічне, зберігання, збереження електронних документів. Тому це не звичайний PDF, це - PDF архівний, який здатний генерувати будь-який текстовий процесор - це Microsoft Word, Libre Office, продукти Adobe або інші. Тобто це PDF, який стандартизований Міжнародною організацією зі стандартизації ISO, і він придатний для майже довічного зберігання оскільки обмежує деякі функції, які має стандартний PDF.

Наступний крок, коли ми маємо сам формат PDF, який рекомендовано відповідним порядком роботи електронних документів архівної служби, ми маємо забезпечити довгострокове або довічне збереження електронного підпису. Як ми говорили в першому відео, що Ви маєте кожен рік або щодва роки оновлювати свій електронно-цифровий підпис. Це пов'язано з безпекою і розвитком комп'ютерних технологій. І саме для того щоб забезпечити довічне юридичне значення електронних документів нам треба використовувати певні формати електронного підпису, таким форматом зараз визначеним наказом 60 Агентства з електронного урядування є формат ASiC - цей формат стандартизовано Європейською організцією зі стандартизації ETSI. Оскільки ми вже маємо електронний носій інформації, електронний документ у форматі ASiC, який всередині зберігає, як правило PDF, але Ви також можете використовувати формати Word: doc, docx або Libre Office - odt, але ми для використання, для обміну між собою документами можемо використовувати звичайно електронну пошту (e-mail), але основний мінус цієї пошти є неможливість доказу відправки-отримання електронного документу.

Тому в реформі електронних довірчих послуг була юридично врегульована послуга реєстрованої доставки, яка забезпечує юридично значущий доказ відправки-отримання електронних документів. І створення електронного документу передбачає вже використання веб-всайтів, програмного забезпечення на Вашому комп'ютері або мобільних телефонів. Із теоретичною частиною ми закінчили і зараз перейдемо до демонстрації створення електронного документу.

Обговорення

0 comments